Шановні колеги!
Важливою складовою діяльності бібліотек є робота з комплектування, обліку, збереження документного ресурсу. На жаль, останнім часом цим питанням приділялося недостатньо уваги. Разом з тим, відбулися значні зміни як в організаційній структурі бібліотек, так і в технології роботи з фондами: пройшла часткова децентралізація бібліотечних систем, застаріли та потребують оновлення основні інструкції, роботу з бібліотечним фондом все більше унормовують документи Міністерства фінансів України та Державного казначейства України.
Пропонуємо Вашій увазі методичні рекомендації щодо організації роботи з фондами. При підготовці рекомендацій було використано методичні поради обласних бібліотек м. Кіровограда «Бібліотечний фонд: збереження та індексація»(2002), за що ми щиро вдячні колегам, та нові документи з питань формування та збереження бібліотечних фондів.
Ми намагалися зробити матеріал конкретним і детальним, але обсяги видання не дали можливості представити всі бланки, форми та нормативні документи. Якщо Вас зацікавлять зазначені матеріали, ми надамо їх додатково. Якщо якесь питання, на Вашу думку, висвітлено не досить повно, повідомте нас.
Бажаємо Вам успіхів у нелегкій та важливій справі, яку Ви робите!
Поповнення бібліотечних фондів
Комплектування бібліотечних фондів здійснюється відповідно до районних (міських) програм поповнення бібліотечного фонду. Зараз базовою є обласна Програма поповнення бібліотечного фонду на період 2007 — 2010 рр., затверджена рішенням Запорізької обласної ради від 18.01.2006 №12.
В основу регіональної програми рекомендуємо покласти принцип поступового наближення до показників, встановлених Державною програмою поповнення бібліотечних фондів (постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Програми поповнення бібліотечних фондів на період до 2005 року» від 1 липня 2002р. №900) та відповідною обласною програмою від 17.10.2003 №7 (Таблиця №1).
При цьому зазначимо, що пріоритет має надаватися збільшенню асигнувань на придбання нових книг та нетрадиційних носіїв інформації, як документам більш тривалого терміну зберігання.
При розробці проекту Програми можна користуватися і стандартами, розробленими ЮНЕСКО та ІФЛА (Міжнародної організації бібліотечних асоціацій) (Таблиця №2).
Зараз одним із основних показників при формуванні бібліотечного фонду став коефіцієнт оновлюваності (Ко), який обчислюється за формулою: Ко = Н : Ф х 100%, де Ко — коефіцієнт оновлюваності, Н — кількість надходжень на початок року, Ф -величина фонду на початок року. Показник оновлюваності фонду бажано мати на рівні 5%.
Основними джерелами комплектування є: книготорговельні магазини та фірми, бібліотечна серія, соціально значущі видання, клуби читацької ініціативи, благодійні акції («Подаруй бібліотеці нову книгу», «Допоможеш бібліотеці — допоможеш собі» тощо), обов’язковий примірник місцевих видавництв та друкарень.
Надаємо адреси книжкових магазинів та фірм м. Запоріжжя (Таблиця №3).
Варто орієнтуватися на придбання довідкової, учбової літератури, а також видань з соціології, політики, економіки, менеджменту, маркетингу, історії України тощо. За каталогом Укрпошти можна передплатити правову серію інфодисків «Законодавство України» (передплатний індекс 23802), яка зможе заповнити лакуну у фонді нормативних документів України.
Пам ‘ятаймо принципи комплектування, сформульовані у Маніфесті ЮНЕСКО — ІФЛА 1994р.: «У фондах повинні зберігатися матеріали, що відповідають інтересам всіх вікових груп. Бібліотечні фонди і послуги мають включати всі види носіїв інформації, сучасні технології, а такозк традиційні матеріали. Матеріали мусять відображати сучасні тенденції та еволюцію суспільства, а також: основні віхи людської діяльності».
Облік бібліотечних фондів
На даний час (до затвердження нової інструкції, прийняття якої очікується в 2006р.) облік бібліотечних фондів унормовується «Інструкцією про облік бібліотечного фонду в державних масових бібліотеках, об’єднаних в централізовані бібліотечні системи Міністерства культури СРСР», затвердженою Міністерством культури СРСР 27 грудня 1985р.
Існує два види обліку: індивідуальний та сумарний.
Формами індивідуального обліку є:
— обліковий каталог. Він зберігається в закритих шафах або окремому службовому приміщенні, картки закріпліюються на стержнях, читачами не використовується, коло співробітників, які користуються каталогом, зазначається в наказі по ЦБС. З метою контролю за правильністю порядкових номерів та зберігання карток облікового каталогу здійснюється їх рееєстрація в «Журналі реєстрації карток облікового каталогу»;
— Книги опису інвентарних номерів. Нагадуємо, що був незначний відрізок часу, коли індивідуальний облік вівся лише на картках облікового каталогу. Рекомендуємо для кожної філії оформити описи інвентарних номерів на цей масив літератури. Існує вимога фінансових органів щодо вартісного обліку фонду, тому радимо у Книгах опису інвентарних номерів додати графу «Ціна видання». Доречно зробити це не з 2006р., а відновити хоча б з 2000 р. Таким чином, ми повертаємося до форми Інвентарної книги;
— реєстраційні картотеки періодичних видань.
Форма сумарного обліку:
— «Книга обліку бібліотечного фонду» (веде відділ комплектування і обробки літератури ЦБ (далі — ВКОЛ) в цілому по ЦБС);
— Книги обліку бібліотечного фонду бібліотек — філій (веде ВКОЛ на всі бібліотеки — філії, зберігаються в центральній бібліотеці);
— «Книги обліку бібліотечного фонду … бібліотеки — фіш»: а) дублюються працівниками структурних підрозділів у ВКОЛ ЦБ і зберігаються у відповідній філії; б) у разі повної децентралізації ведуться завідуючими бібліотеками.
Звертаємо вашу увагу на те, що зважаючи на тенденцію посилення місцевого самоврядування, часткову децентралізацію ЦБС, працівникам бібліотек — філій слід ретельно вести облік документного фонду за всіма трьома частинами «Книги обліку бібліотечного фонду бібліотек — філіалів», систематично звіряючи їх з відповідними документами ВКОЛ. ВКОЛ і бухгалтерія відділу культури мають встановити сумарну вартість фонду кожного структурного підрозділу, за який вони нестимуть відповідальність.
Вимоги до сумарного обліку:
— Частина 1 «Одержання видань та інших документів»: запис здійснюється лише партіями за наявності супровідного документа (рахунок, накладна, копія чека, акт тощо); нумерація партій щорічно поновлюється з №1.
Останній запис щороку — взяття на облік періодичних видань на основі відповідних актів. Кожний структурний підрозділ на підставі реєстраційної картотеки складає акт про надходження періодичних видань у … році (газети — комплектами, журнали — примірниками). Підсумкові відомості з акта переносять у першу частину Книги обліку бібліотечного фонду бібліотеки — філії. На основі актів структурних підрозділів ВКОЛ раз на рік готує зведений акт по ЦБС, результати заносить до І частини Книги обліку бібліотечного фонду ЦБС.
Увага:партії соціально значущих видань та видань бібліотечної серії, які надходять через обласні бібліотеки: а) мають отримуватися за наявності відповідного доручення; б) звірятися отримувачем з накладною на місці отримання; в) результати звірки закріплюються підписом на накладних; г) ВКОЛ у триденний термін після отримання літератури повинен звірити партію з накладною ще раз і зателефонувати про результати обласним бібліотекам (у методичний відділ ЗОУНБ — тел. 787 — 53- 58 або відділ книгозберігання бібліотеки «Юний читач» — тел. 236 86 27). У випадку нестачі видань складається акт.
Відповідно до «Типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ», затвердженої наказом Держказначейства України та Мінекономіки України № 142/181 від 10.08.2001р., безоплатна передача матеріальних цінностей дозволяється у такому порядку:
а) з балансів установ, що утримуються за рахунок коштів державного бюджету, — у межах одного центрального органу виконавчої влади (головного розпорядника бюджетних коштів);
б) з балансів установ, що утримуються за рахунок коштів місцевих бюджетів, — у межах одного місцевого бюджету.
Безоплатна передача матеріальних цінностей від однієї установи до іншої, що належать до сфери управління одного і того самого центрального органу виконавчої влади або іншого головного розпорядника бюджетних коштів, здійсється на підставі рішення головного розпорядника бюджетних коштів, (п. 21 Інструкції).
Частина 2 «Вибуття видань та інших документів»: нумерація записів продовжується з року в рік.
Ч.З «Підсумки руху фонду» — щороку підводяться ВКОЛ: а) по ЦБС в цілому; б) по кожному структурному підрозділу окремо з передачею даних на місця. У разі повної децентралізації працівники бібліотек — філій роблять підрахунки самі.
Індексація бібліотечних фондів
Індексація бібліотечних фондів — це переоцінка їх вартості згідно з індексом інфляції року. Спочатку індексація проводилася на підставі Постанов Кабінету Міністрів (№598 від 03.08.93, №34 від 17.01.95, №523 від 16.05.96). Обов’язкове проведення щорічної індексації балансової вартості груп основних засобів (для бібліотек — це книги і брошури) для бюджетних установ було встановлене «Інструкцією з обліку основних засобів бюджетних установ», затвердженою наказом Головуправління Держказначейства України, Мінекономіки України і Держкомстату України від 02.12.97 №124/136/71 (зареєстр. в Мін’юсті України 19.12.97 за №609/2413). Ця Інструкція застосовувалася бюджетними установами при проведенні індексації видань за 1997 — 1999рр.
При проведенні індексації за 2000 рік бюджетні установи мали керуватися «Інструкцією з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ», затвердженою наказом Держказначейства України від 17.02.2000 №64 (зареєстр. в Мін’юсті 31.07.2000 за №459/ 4680). У п. 38 Інструкції зазначено, що індексація первісної (відновлювальної) вартості груп необоротних активів може проводитися щорічно згідно з індексом інфляції року та відповідно до порядку, передбаченого пунктом 8.3.3 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств».
Це означає, що індексація необоротних активів, починаючи з 2000 р., бюджетними установами може проводитися за самостійним рішенням керівника установи на підставі індексу інфляції року, який визначається Держкомітетом статистики України і друкується в офіційним виданнях.
Дай цього начальник (завідуючий) відділу культури видає наказ «Про індексацію балансової вартості основних засобів». Враховуючи, що за підсумками економічної діяльності у 2005 р. розмір індекса інфляції складає 110,3%, а вплив коефіцієнта індексації (1,003) на рівень облікової вартості необоротних активів незначний, керівник може видати наказ про недоцільність проведення індексації станом на 01.01.2006р.
Індексацію балансової вартості бібліотечного фонду в цілому мають здійснювати бухгалтерії відділів культури або (у разі повної децентралізації) бухгалтерії сільських рад.
Бібліотечні працівники під час списання документів повинні проводити індексацію вартості видань, що вилучаються. Для цього слід використувати робочу таблицю, яка складається з трьох частин: 1) дата, на яку були враховані фонди на балансі установи; 2) номери книг, які були взяті на облік за цей період (з №… по №…).; 3) індекс (у скільки разів збільшується вартість).
Для її складання варто користуватися «Порядком індексації балансової вартості основних фондів бібліотек», підготовленим ЗОУНБ ім. Горького станом на 01.01.2005 (Таблиця №4). Нагадуємо, що з 2 вересня 1996р. у рамках грошової реформи була проведена деномінація карбованця (100000 крб за 1 грн.), тому при індексації видань, отриманих до 02.09.96 слід переводити карбованці та купоно — карбованці у гривні (ділити результат на 100000).
При оголошенні чергового індексу інфляції показники таблиці мають збільшуватися (помножуватися) на новий індекс і заноситися в оновлену робочу таблицю.(таблиця 4)
Порядок індексації балансової вартості основних фондів (станом на 01.01.2010 р.)
Згідно Закону України „Про оподаткування прибутку підприємств” в редакції від 22.05.1997р. №283/97- ВР, стаття 8 та враховуючи індекс інфляції за 2009 рік (112,3), коефіцієнт індексації складає 1,023 по КЗ „ЗОУНБ” Запорізької обласної ради установлюється такий порядок індексації видань (при оформленні актів на вибуття, відшкодованих читачами збитків, тощо):
фонди, що були враховані на балансі на 1 травня 1992 року збільшуються у 51789,5771 рази
фонди, що були враховані на балансі з травня 1992 року по 1 січня 1993 року збільшуються у 2830,0284 рази
фонди, що були враховані на балансі з 1 січня 1993 року по 1 квітня 1993 року збільшуються у 838,5274 рази
фонди, що були враховані на балансі з 1 квітня 1993 року по 1 липня 1993 року, збільшуються у 235,8358 рази
фонди, що були враховані на балансі з 1 липня 1993 року по 1 жовтня 1993 року, збільшуються у 77,3011 рази
фонди, що були враховані на балансі з 1 жовтня 1993 року по 1 січня 1994 року, збільшуються у 24,8940
фонди, що були враховані на балансі з 1 січня 1994 року по 1 квітня 1994 року, збільшуються у 15,7229 рази
фонди, що були враховані на балансі з 1 квітня 1994 року по 1 жовтня 1994 року, збільшуються у 12,9634 рази
— фонди, що були враховані на балансі з 1 жовтня 1994 року по 1 січня 1995 року, збільшуються у 4,6739 рази
фонди, що були враховані на балансі з 1 січня 1995 року по 1 квітня 1995 року, збільшуються у 2,6560 раз
фонди, що були враховані на балансі з 1 квітня1995 року по 1 липня 1995 року, збільшуються у 2,1240 рази
фонди, що були враховані на балансі з 1липня 1995 року по 1 січня 1999 року, збільшуються у 1,7703 рази
фонди, що були враховані на балансі з 1 січня 1999 року по 1 січня 2000 року, збільшуються у 1,6095 рази
фонди, що були враховані на балансі з 1 січня 2000 року по 1 січня 2001 року, збільшуються у 1,4738 рази
фонди, що були враховані на балансі з 1січня 2001 року по 1 січня 2005 року, збільшуються у 1,2729 рази
фонди, що були враховані на балансі з 1січня 2005 року по 1 січня 2007 року, збільшуються у 1,2442 рази
фонди, що були враховані на балансі з 1 січня 2007 року до 1 січня 2008 року, збільшуються в 1,2246 рази
фонди, що були враховані з 1 січня 2008 року до 1 січня 2009 року, збільшуються в 1,1488 рази
фонди, що були враховані з 1 січня 2009 року до 1 січня 2010 року, збільшуються в 1,023
Вилучення документів
Основним напрямком політики формування книжкового фонду має стати його оптимізація на основі поетапного кількісного скорочення шляхом систематичного очищення фондів від зношеної, морально застарілої, непрофільної, дублетної літератури та якісного оновлення фондів літературою підвищеного попиту за бюджетні та позабюджетні кошти.
Забезпечення організованого вилучення документів передбачається річним планом ЦБС, де конкретизується квартал та причина, за якою буде списуватися література усіма структурними підрозділами.
Нормативи списання зараз встановити важко. Проте пам’ятаймо, що «у перевантажених фондах губляться документи останніх років, ускладнюється пошук потрібних. Користувач сприймає весь фронд як застарілий через пошарпані та неактуальні видання. Менший за обсягом фонд використовується активніше, якісні показники ефективності його використання вищі.
У зарубіжних країнах вилучення документів у публічних бібліотеках становить 3 — 5% від загального фонду, а за рекомендаціями ІФЛА має складати навіть до 8% (підкреслюємо: не від обсягу надходжень, а від загального фонду).
Звертаємо увагу на те, що:
— низька обертаність свідчить про велику кількість застарілої літератури або недостатнє використання бібліотечного фонду;
— висока обертаність є свідченням невідповідності фонду потребам користувачів або неточностей в обліку даних про фонд. Висока обертаність допускається лише для найбільш активної частини фонду; — низький показник обертаності і високі показники читаності та книгозабезпеченості — очевидне перенасищення фондів, у пич. застарілою літературою. Якщо резерв для збільшення читачів відсутній, доцільно частину фонду передати в інші бібліотеки або збільшити відсоток списання;
— якщо бібліотека має всі низькі показники необхідно корінним чином вирішити проблему використання фонду: очистити від дублетної, застарілої і маловикористовуваної літератури, застосувати більш раціональні методи розкриття фонду.
Працівники мають здійснити поглиблене вивчення фізичного стану видань (за десятиріччя перебування в неопалюваних приміщеннях документи стали непридатними для використання) та відповідність фонду зрослим інформаційним потребам користувачів.
Звичайно граничним терміном зберігання видань в бібліотеці визнається 20 років, за винятком універсальних видань, які не втратили актуальності, та джерел, цінних у культурному відношенні. Для видань 20 — річної давності, попит на які малий, можна створити полиці репозитарного зберігання, протягом року організовувати ретровиставки, а потім незатребувані повторно книги передати в єдиний репозитарний фонд, застарілі за змістом видання списати. Звичайно, можливості як репозитарного, так і обмінного фонду обмежені.
Наголошуємо, що «Інтрукція про порядок виключення застарілих за змістом і зношених видань і матеріалів з бібліотечних і довідково — інформаційних фондів»(1984) застаріла, в Російській Федерації вона вже втратила чинність у зв’язку з прийняттям нової.
Основним документом, який на даний час регламентує списання літератури в бібліотеках України, є «Типова інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних
станок . затверджена наказом Держказначейства України та Мінекономіки України №142/181 від і 0.08.2001р., зареєстрована в Мін’юсті України 05.09.2001 за №786/59783.
Відповідно до цього документу бібліотечні фонди є необоротними активами і, як усі матеріальні цінності, підлягають списанню за такими причинами:
— непридатні для подальшого використання (найбільш проблемне формулювання, у
бібліотечній практиці не застосовується);
виявлені в результаті інвентаризації як недостача; морально застарілі; фізично зношені;
— пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що їх відновлення є
економічно недоцільним і вони не можуть бути реалізовані) (п.З Інструкції).
Періодичні видання як матеріали, що не підлягають довгостроковому зберіганню, вилучаються за причиною «закінчення термінів зберігання».
Для визначення непридатності видань, а також для оформлення необхідної документації наказом керівника установи щорічно створюється постійно діюча комісія у складі: керівника або його заступника; головного бухгалтера або його заступника; керівника груп обліку (зав. ВКОЛ); особи, на яку покладено відповідальність за збереження матеріальних цінностей; інших осіб (представники громадськості, читацького активу). Наказ про створення постійно діючої комісії поновлюється щорічно або за потребою при зміні її складу (п.6 Інструкції).
Комісія проводить огляд відібраних для списання видань, встановлює відповідність причині списання, можливість або неможливість відновлення і подальшого використання та вносить пропозиції про їх продаж, передачу через обмінно — резервний фонд в інші бібліотеки або здачу в пункт прийому макулатури.
За результатами обстеження складається акт. Встановлена Типова форма акту — №03-3 «Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури», затверджена наказом Головного управління Держказначейства України та Держкомітету статистики України від 02.12.97 №125/70 і зареєстрована в Мін’юсті України 22.12.97 за №612/2416. Зразок акта, опис
Оформлювати індексацію списаної літератури можна також шляхом індексації ція кожного видання, додавши після графи «ціна» графу «проіндексована ціна» та підрахувавії , результат.
Акт складається у 3 примірниках — один зберігається у ВКОЛ; другий передається бухгалтерію, про що ставиться помітка (підпис бухгалтера) у другій частині «Книги сумарного обліку», а третій залишається у філії. Акти зберігаються в бібліотеці протягом 10 років після переобліку, а потім знищуються, про що складається відповідний акт.
У залежності від вартості дозвіл на списання матеріальних цінностей з балансу надається: до 2500 грн — з дозволу керівника установи;
— від 2500 грн. до 5000 грн. — з дозволу установи вищого рівня;
— понад 5000 грн. — з дозволу місцевої держадміністрації (п.11 Інструкції №142/181 від 10.08.2001р.).
Наказом Держказначейства України і Мінекономіки та з питань європейської інтеграції України від 25.04.03 №96/109 (зареєстровано в Мін’юсті 05.05.03 №379/7670) повноваження щодо затвердження списання документів вартістю понад 5000 грн. надані також органам місцевого самоврядування.
Чимало видань вибуває як неповернені користувачами. Якщо читачі виїжджають з місця проживання, до акту необхідно додати довідки з адресного столу про вибуття (на кожного читача окремо).
Якщо читачі приносять книги взамін загублених, бібліотекар має визначити відповідність їх за змістом і вартістю втраченій книзі та зробити запис у «Зошиті видань, одержаних від читачів замість загублених». Наголошуємо, що зошит повинен бути пронумерований, прошнурований, скріплений печаткою» та підписом директора. Не допускаються виправлення, обов’язкова наявність підпису користувача.
Зверніть увагу: складається два окремих акти — перший — про вилучення не поверненої читачами літератури; другий — про прийняття на баланс видань, які надійшли замість загублених.
Збереження бібліотечних фондів
Основними документами щодо збереження бібліотечних фондів є Державна програма збереження бібліотечних та архівних фондів на 2000 — 2005 роки (1999 р.), обласна програма збереження бібліотечних фондів на період до 2007 року, затверджена рішенням обласної ради від 29.09.2004 №4, відповідні регіональні програми, які уже мають бути розроблені та ухвалені, Інструкція з інвентаризації основних засобів нематеріальних «активів, товарно — матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затверджена наказом Головуправління Держказначейства України від 30.10.1998 № 90 (зареєстр. в Мін’юсті України 16.11.1998 за №728/3168).
Одним із основних заходів зі збереження бібліотечного фонду є його регулярна інвентаризація (переоблік). «Інструкцією з інвентаризації основних засобів нематеріальних активів, товарно — матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу», затвердженою наказом Головного управління Держказначейства України від 30.10.1998 №90, було встановлено обов’язкове проведення інвентаризації (переобліку) бібліотечних фондів один раз у п’ять років. Чинні досі документи Міністерства культури СРСР допускають проведення переобліку підсобних фондів ЦБ і ДБ 1 раз у 7 років.
ЦБ мають складати та затверджувати директором перспективні графіки переобліків бібліотечних фондів на п’ятиріччя (№п/п, назва філіалу, дата останньої первірки, дата наступної перевірки (інвентаризації), відмітка про виконання). Перший примірник графіка залишається у ЦБС, другий — передається до відділу культури для здійснення контролю.
Крім того, переоблік здійснюється при зміні матеріально — відповідальної особи, при передачі фонду бібліотеки, у випадку стихійного лиха (пожежі, затоплення), при виявленні фактів крадіжок, при реорганізації і ліквідації бібліотек. При прийманні — здаванні перевірка фонду зараховується замість чергової.
Склад документів, що супроводжують переоблік бібліотечних фондів:
-наказ директора (у випадку переобліку фонду ЦБ — завідуючого або начальника відділу культури) на проведення переобліку бібліотечного фонду конкретної бібліотеки. У наказі вказуються причини, строки, методи проведення, склад комісії та її голова, а також режим роботи на період переобліку. До складу комісії входять представники відділу культури та бухгалтерії, працівник ВКОЛ, ВОВЄФ або методист, особа, що відповідає за зберігання. На кожен переоблік фонду призначається новий склад комісії;
— акт переобліку фонду — складається не пізніше, ніж через 15 днів після здійснення перевірки. Обов’язкова наявність даних про результати перевірки в номінальній і проіндексованій вартості, висновків і пропозицій комісії щодо правильності організації зберігання фонду, стану ведення його обліку та видачі. Один примірник акту надається бухгалтерії, другий — ВКОЛ, третій — структурному підрозділу;
наказ директора (завідуючого або начальника відділу культури, якщо перевіряється ЦБ) за підсумками перевірки видається у разі необхідності. У наказі визначається ступінь матеріальної відповідальності винних осіб, намічаються заходи щодо усунення виявлених недоліків;
акт про надходження в фонд бібліотеки книг в рахунок погашення недостачі, виявленої під час перевірки;
— акт про списання видань, виявлених як недостача в результаті перевірки. Розрахунок часу, необхідного для здійснення переобліку розраховується відповідно до «Тимчасових примірних норм часу на основні процеси бібліотечної роботи, затверджені наказом Міністерства культури і туризму України від 19.07.2005 №496 (Таблиця 5).
Таким чином, перевірка 1000 прим, при недостачі 10 прим, складе приблизно 30 год. на одного працівника (залежно від способу переобліку)4.
Відповідно до роз’яснення Управління Держказначейства, Мінфіну України від 13.03.2003р. №07 — 04/492 — 2404, у результаті інвентаризації має бути виявлено: а) фактичну наявність документів; б) забезпечення їх відповідності даним бухгалтерського обліку. Інша методика інвентаризації є неприйнятною.
бібліотечного фонду, встановлені документами Міністерства культури і туризму:
— звірка безпосередньо з документами індивідуального обліку (Інвентарною книгою або
«Описом інвентарних номерів» ( при обсязі фонду до 10,0 тис. прим.);
— за допомогою контрольних талонів (при обсязі фонду понад 10,0 тис. прим.);
— перевірка за топографічним каталогом — індикатором (при обсязі фонду 200 тис. прим.
Недостача визначається по початковій вартості документів з урахуванням індексації без
врахування амортизації.
Матеріальна відповідальність працівників бібліотек
Матеріальна відповідальність працівників бібліотек унормовується ст.ст. 130 — 138 КЗпП України. Працівники, з вини яких заподіяно шкоду (якщо ця вина доведена і зафіксована в акті перевірки), несуть матеріальну відповідальність у розмірі фізичної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку.
Керівники бібліотек, їх заступники, керівники структурних підрозділів та їх заступники несуть матеріальну відповідальність, якщо шкода заподіяна надмірними грошовими витратами, неправильним обліком і збереженням матеріальних або грошових цінностей, не вживанням необхідних заходів щодо запобігання їх розкраданню, знищенню або псуванню. Якщо доведено факт заподіяння підприємству, установі прямої дійсної шкоди, то відповідальність покладається на адміністрацію.
Відшкодування збитків працівниками здійснюється за розпорядженням директора ЦБС, а керівниками і їх заступниками — за розпорядженням вищестоящого органу (відділу культури, у випадку децентралізації — сільського голови) шляхом відрахування із заробітної плати або добровільного внеску. Розпорядження (наказ) має бути зроблене не пізніше двох тижнів від дня повідомлення про це працівника.Бібліотечні працівники відшкодовують шкоду за державними роздрібними цінами за тією вартістю, що проходить через документацію з врахуванням індексації.
При кожній видачі заробітної штати загальний розмір відрахунків не може перевищувати 20%, а у випадках, окремо передбачених чинним законодавством — 50% заробітку, який належить до виплати працівникові. Якщо працівник не згоден з відрахуванням або його розміром, трудовий спір за його заявою розглядається у профспілковому комітеті, комісії з трудових спорів або у місцевому суді.
Десятикратна вартість книг з бібліотекарів не береться, крім випадків, коли вони виступають у ролі читачів, що втратили видання.
Якщо видання зникли з полиць відкритого доступу або виставок і при цьому бібліотечними працівниками були виконані всі умови розміщення та збереження фонду, бібліотекар не сплачує вартості цих документів. Ці документи списуються окремим актом на підставі доповідної записки керівника структурного підрозділу щодо кожного конкретного випадку.
Зверніть увагу! Коментуючи ст. 130 КЗпП України, фахівці підкреслюють: «слова «працівники несуть матеріальну відповідальність» означають, що матеріальна відповідальність може бути покладена на будь — якого працівника, який уклав трудовий договір з підприємством, установою, організацією. І якщо в літературі та на практиці зустрічається поняття «матеріально відповідальна особа», з цього не можна робити висновок про те, що тільки такі особи можуть бути притягнені до матеріальної відповідальності. До матеріальної відповідальності можуть бути притягнені усі працівники, починаючи від державних службовців і закінчуючи некваліфікованими працівниками згідно норм КЗпП.3
Відповідно до ст.130 КЗпП України, «при покладенні матеріальної відповідальності права і законні інтереси працівників гарантуються шляхом встановлення відповідальності тільки за прямий дійсний збиток, лише в межах і в порядку, передбаченому законодавством та за умови, що цей збиток завдано винними протиправними діями (бездіяльністю) працівника. Ця відповідальність, як правило, обмежується певною частиною заробітку працівника і не
повинна перевищувати повного розміру завданої шкоди, за винятком випадків, прямо передбачених законодавством.
… На працівника не може бути покладена відповідальність за шкоду, яка відноситься до категорії нормального виробничо — господарського ризику.
… Працівник, який завдав шкоду може добровільно відшкодувати її повністю або частково. За згодою власника працівник може передати для відшкодування завданої шкоди рівноцінне майно».
У разі встановлення факту крадіжки бібліотекарем книг або його сприяння крадіжці, він несе кримінальну відповідальність. Ці факти мають бути встановлені судово — слідчими органами.
При цьому зазначимо, що бібліотечні працівники не входять до переліку посад, з якими можна укладати договори про повну матеріальну відповідальність .
Боржник — це особа, яка не повернула до бібліотеки документи у визначений строк. Відповідно до Правил користування, книги, документи, інші носії інформації з фонду бібліотеки видаються для роботи поза читальним залом на термін до 30 діб та не більше 5 примірників одночасно. Термін користування може бути подовжено, якщо на ці видання немає замовлень від інших користувачів.
Користувачі, які загубили або пошкодили документи, зобов’язані замінити їх такими ж або . замінити рівноцінними відповідно до тематики. У разі неможливості заміни користувачі сплачують вартість книги,»документа в 10 — кратному розмірі відповідно до ст.20 Закону України «Про бібліотеки і бібліотечну справу в Україні».
Стягнення грошових сум з боржників проводиться за виконавчим розпорядженням нотаріальної контори, до якої бібліотека надає такі документи: заяву, формуляри користувачів, виписка з облікового каталогу або довідка з букіністичного магазину про вартість неповернутих книг і список боржників.
Можливі заходи по боротьбі з читацькою заборгованістю:
-щомісячні дні прощення боржників;
— договір з центром зайнятості для залучення безробітних для роботи з боржниками;
залучення волонтерів;
-акція «Поверни книгу в бібліотеку» через засоби масової інформації;
-конкурс серед бібліотекарів з проблем ліквідації заборгованості;
-встановлення кошика для боржників «Підкидьок»
-„трудотерапія» боржників (відпрацювання штрафу);
-індивідуальні бесіди з користувачами під час запису;
-відшкодування неустойки книгами з особистої бібліотеки;
-створення електронної бази даних «Боржники», обмін відповідною інформацією з
іншими бібліотеками;
-ведення «Дошки боржників» (актуальна інформація про боржників);
-рейди по квартирах боржників;
— дослідження причин несвоєчасної здачі книг методом анкетування.
Таблиця №1 Орієнтовні показники поповнення бібліотечних фондів
| №
п/п |
Тип бібліотеки | Кількість газет(назв) | Кількість журналів(назв) | Надходження книг(тис.) |
| 1 | Центральна для дорослих: — м. Запоріжжя (населення > 500,0 тис. чол.) -мм. Бердянськ, Енергодар, Мелітополь, Токмак |
150-200
100-150 |
100-150
80-100 |
15,0
10,0 |
| 2 | Центральна для дітей: — м. Запоріжжя -мм. Бердянськ, Енергодар, Мелітополь, Токмак |
30-70
20-50 |
100-120
80-100 |
5,0
3,0 |
| 3 | Міська філія: — для дорослих — для дітей |
15-20
10-15 |
20-30
20-30 |
0,7
0,3 |
| 4 | Центральна районна | 40-60 | 30-40 | 5,5 |
| 5 | Сільська філія | 10-15 (30% для дітей) |
10-20 (30% для дітей) |
0,3 |
Таблиця №2 Стандарти ІФЛА з оновлення бібліотечних фондів
| Показник | Норматив |
| Книгозабезпеченість | 2-3 томи на 1 жителя |
| Обертаність: — для галузевої літератури — для художньої літератури |
3-5 разів на рік 4-6 разів на рік |
| Обсяги нових надходжень: — в середньому — для районів з населенням понад 2,0 тис. чол. — для районів з населенням до 2,0 тис. чол. |
250 видань на 1,0 тис. жителів 1 том на 50 жителів 1 том на 25 жителів |
| Оновлюваність фонду публічної бібліотеки | 1 раз на 10 років |
| Склад фонду бібліотеки | Видання, що вийшли за останні 2 роки — 10% — » -» -» — » — » 5 років — 30-40% |
| Частка у фонді видань для дітей | 30 -50% |
| Обсяг фондів для етнічних меншин | 100т. на 500 жителів |
| Оптимальний обсяг фонду періодичних видань | 10 назв на 1,0 тис. жителів |
| Базова забезпеченість періодикою | не менше 15 назв |
Таблиця№3 Адреси книжкових магазинів м. Запоріжжя
| Назва | Адреса | Телефон | Примітки |
| Бібліотечний колектор | 69051, вул.Вишнева,42 | 62 60 79 | |
| Бібліополіс | вул. Українська, 143 | 69 54 57 | багатопрофільна література |
| Будинок книги | 9068, вул. 8 Березня,32 | 61 81 11 | -.- |
| Буква | 69035, пр.Леніна,147 | 270 00 08 | -.-(в приміщенні універмагу «Україна») |
| Буревісник | 69050, вул. Космічна, 112 | 95 55 72 | -.- (при в’їзді в м. Запоріжжя ) |
| Видавництво «Знання» | 01034, Київ, вул. Стрілецька, 28 |
8 800 500 0140 | Безкоштовна лінія (координатор роботи з регіонами) |
| Всезнайка | 69071, вул. Цитрусова, 6а | 68 33 13 68 81 08 | Література для дошкільнят вихователів дитячих садків |
| Дике поле, видавництво | вул. Чекіста,31 а | 13 75 95 | Книги краєзнавчої тематики |
| Гея | 69600, пр. Леніна, 75, к. 211 | 62 24 16 | Книги з права, бухгалтерії |
| Екотрейд | 69037, вул. Рекордна, 16а | 13 26 70 13 26 66 | Книги комп’ютерної тематики |
| Естор | 69068, вул. Глісерна, 22 а | 64 35 62 | Багатопрофільна література |
| Запоріжкнига | 69051, вул.Вишнева,42 | 62 15 08 | Багатопрофільна література |
| Калайда, ПП | 69006, вул.Трегубенко,19 | 12 17 17 17 04 44 |
Продаж комп’ютерів, книги комп’ютерної тематики |
| Магазин №6 | 69006, пр.Леніна,232 | 39 17 61 | -.- |
| Магазин №14 | 69051, вул.Вишнева,42 | 62 14 59 | -.- |
| Магазин №17 | 69037, пр.Леніна,171 | 224 02 10 | -.- |
| Магазин №35 | 60063, пр.Леніна,46 | 64 55 28 | -.- |
| Магазин №36 | 69101,вул. Лахтинська, 6 | 41 22 22 | -.- |
| Інтербук | 69006, вул. Портова, 2 | 2 06 09 2 03 50 |
-.- |
| Книги, магазин | 69063, пр. Леніна, 46 | 64 55 28 | -.- |
| Книги на Малому | 69054 вул. Запорізька -Горького, 12/155 | 289 60 55 | -.- |
| Кобзар, магазин | 69095, пр. Леніна, 150 | 62 20 72 62 23 67 | -.- |
| Компакт, магазин | 69035, пр. Леніна, 186 | 33 32 19 | -.- |
| Константа І, книго-торг.фірма | 69600, пр. Леніна, 142 | 62 50 70 13 75 06 | Учбова, довідкова, дитяча література (у приміщенні ЗОУНБ ім. О.М. Горького) |
| Медична книга | 69035, вул. Сталеварів, 19, к. 18 | 220 04 82 | |
| МТЦ-Запоріжжя | 69084, вул. Магістральна, 100а | 65 21 93 | Література з організації, ведення, бізнес-планування ресторанного, готельного і торговельного бізнесу, рецептурні довідники, поради |
| Просвіта | 69063, вул. Горького, 38 | 13 81 60 64 17 54 | Навчальні посібники для школярів та абітурієнтів, навчально-методична література |
| Спеціальна книга | 69600, пр. Леніна, 142 | 13 85 53 | Техніка, комп’ютерні технології, економіка, право, психологія, соціологія (в ОУНБ ім. Горького) |
| Сучасник | 69035, пр. Леніна, 151 | 33 12 27 | Ділова література на замовлення |
| Учбова книга, ПП | 69039, вул. Українська, 143 | 49 08 39 | Книги, карти, атласи |
| ПП»Савчук» | 69035, вул.Рекордна, 34 а | 220 99 63 | Видання для школярів і студентів, дитяча література в асортименті |
| Юнікорн, ЛНЦ, ВАТ | 69063, вул. Лепіка, 3 а | 64 16 94 220 12 15 | Книги зарубіжних видавництв, можливе попереднє замовлення |
Таблиця№4 Порядок індексації балансової вартості основних фондів бібліотек(станом на 01.01.2005)
| Дата, на яку були враховані фонди на балансі установи | Номери книг, взяті на облік в цей період | У скільки разів збільшується вартість |
| на 1 травня 1992 р. | з№… по№… | у 41623,2572р.(результат ділити на 100000) |
| з травня 1992 р. по 1 січня 1993р. | у 2274,4925р. | |
| з 1 січня 1993р. по 1 квітня 1993р. | у 673, 9241р. | |
| з 1 квітня 1993р. по 1 липня 1993р. | у 189, 5412 р. | |
| з 1 липня 1993р. по 1 жовтня 1993р. | у 62, 1270р. | |
| з 1 жовтня 1993р. по 1 січня 1994р. | у 20, 0073р. | |
| з 1 січня 1994 р. по 1 квітня 1994р. | у 12, 6365р. | |
| з 1 квітня 1994р. по 1 жовтня 1994р. | у 10,4188 р. | |
| з 1 жовтня 1994 р. по 1 січня 1995р. | у 3,7564р. | |
| з 1 січня 1995р. по 1 квітня 1995р. | у 2,1347р. | |
| з 1 квітня 1995р. по 1 липня 1995р. | у 1,7071р. | |
| з 1 липня 1995р. по 2 вересня 1996р. | у 1,4228р. | |
| з 2 вересня 1996р по 1 січня 1999р | у 1,4228р. (результат не ділити на 10000) | |
| з 1 січня 1999р. по 1 січня 2000р. | у 1,2936р. | |
| з 1 січня 2000р. по 1 січня 2001р. | у 1,1846р. | |
| з 1 січня 2001р. по Ісічня 2005р. | 1,023р. |
Таблиця №5 Норми часу на переоблік бібліотечних фондів
| №п/п | Назва процесу | Норма на одиницю | Узагальнена норма |
| 1. | Написання контрольного талону (інвентарний номер, шифр, прізвище, ініціали автора, заголовок, місце та рік видання, ціна) | 1 талон 1 хв. | 1000 талонів 16,7 год. |
| 2. | Добір контрольних талонів за інвентарними номерами | 1 талон 15сек | 1000 талонів 4,2 год. |
| 3. | Звірка контрольних талонів з обліковими документами | 1 талон 30с. | 1000 талонів 8,3 год. |
| 4. | Перегляд облікових документів з метою виявлення видань, що не пройшли перевірку |
1 документ 1 хв.5с. | 10 документів -приблизно Юхв; |
| 5. | Складання картки на документ, що не пройшов перевірку | 1 документ 1 хв. | 1 Одокументів -10 хв; |
| 6. | Розшук документів, що не пройшли перевірку | 1 документ 5 хв. | 10 документів 50 хв. |
| 7. | Складання списку документів, яких не вистачає у фонді | 1-10 назв-10хв.; 11-25 назв-25хв. |